Osobní efektivita a Time management
Mark Dzirasa
Stává se Vám, že jste přehlceni úkoly? Máte často pocit, že nestíháte? Jak si najít čas na to, co je skutečně důležité? Tak na tyto otázky jsem hledal odpovědi na semináři od Marka Dzirasy.
Mark je, jak o sobě říká, motivační spíkr. Co si pod tím představit? Na to je lepší si pustit několik jeho volně přístupných videí na YouTube. To bude mnohem lepší než, popisovat jeho osobnost slovně. Má za sebou opravdu mnoho let praxe s vedením týmu, kdy byl opravdu ve velkém zápřahu. Jak sám říká, neměl čas jet ani na víkendovou dovolenou po dobu devíti let. Poté v jeho životě nastal zlom a začal dělat to, co ho nejvíce naplňuje. Koučovat lidi. Především formou firemních nebo veřejných seminářů, přednášek a psaní knih.
Několik zlatých pravidel Time managementu
- Dělejte to, co vás baví.
- Dělejte to, co je pro vás důležité.
- Naučte se říkat NE.
- Pravidelně plánujte.
- Dělejte věci podle priorit.
- Nesnažte se stihnout vše.
- Dělejte věci vědomě.
Máte pocit, že pořád nestíháte? Co je klíčem k tomu začít stíhat? Začít stíhat znamená přestat spěchat. Hlavní je uvědomit si, že není cílem vše stihnout.
Co je tedy cílem time managementu? Hlavním cílem je dělat efektivní věci. Nezaměňujte s tím, dělat věci efektivně. To je podružné. Mějte vždy na paměti Paretovo pravidlo 80:20. Neboli 20 procent činností nám přináší 80 procent důsledků. To znamená, že bychom měli vypouštět ty nepodstatné věci, žrouty času.
Co jsou to ty žrouti času, nám pomůže odhalit matice plánování. Nacházejí se v kvadrantech 3. a 4. Bohužel většina lidí je naučená rozlišovat věci podle toho, jak jsou naléhavé. Jestli něco hodně hoří, nebo to je ještě ok. Jestli to po nich kolega v práci už chce, nebo to ještě počká. Jestli už manželka nadává, že není opravená sprchová baterie.
Klíčem k úspěchu je rozlišovat věci na důležité a nedůležité. Pak budeme skutečně efektivní, šťastní a úspěšní. Efektivně se věci řeší v druhém kvadrantu (prevence).
Matice plánování času, S. Covey
Naše hodnoty a priority
Jak se ale k naší matici plánování dostat? Každý ji máme jinou. V první fázi je potřeba se zastavit a pořádně si uvědomit naše životní hodnoty a priority. Pro někoho to jsou především seberealizace v podnikání. Pro někoho jsou to více vztahy s rodinou. Pro někoho je to svoboda a cestování. Každý máme více těchto hodnot a potřeb. Neměli bychom se zaměřovat jen na jednu oblast našeho života, protože pak bychom došli k nerovnováze a to by se projevilo na celkovém výsledku.
Kupříkladu bychom se plně věnovali deset let podnikání. Pak se jednou klasicky vrátíme kolem deváté večer domů a zjistíme, že jsme tam sami. Manželka vzala děti a odstěhovala se. Nebo by se nám po takové dlouhé době mohlo stát, že se jednoho dne podíváme na svou dceru a uvědomíme si, že jsme jí neviděli vyrůstat. A to by většina z nás asi nechtěla.
Dlouhodobé a krátkodobé plánování
Z našich hodnot a přesvědčení vyplývá, v jakých osobních rolích se nejvíce pohybujeme. Když jsme si toto ujasnili, mělo by pro nás již být plánování času jednodušší. V první fázi bychom si měli ujasnit dlouhodobé cíle. Čeho chceme v jednotlivých oblastech života (našich životních rolích) dosáhnout. Takové plány bychom měli mít minimálně na několik let dopředu. Těžko asi můžeme očekávat skvělé výsledky, když bychom ani nevěděli, jaké jsou naše cíle.
Schůzka se sebou
Když už víme, jaké jsou naše dlouhodobé cíle, můžeme plánovat ty krátkodobé. Týdenní a denní úkoly. Mark doporučuje si každý týden dělat tzv. schůzku se sebou. Měla by to být pravidelná chvíle. Chvíle, kdy si ujasníme, čeho jsme v minulém týdnu dosáhli a jestli nás to posunulo k našim dlouhodobým cílům. Když zjistíme, že jsme za celý týden neudělali nic, co by nás posouvalo k cíli,je pro nás znamení. Znamení, že na další týdny si máme plánovat ty důležité věci. Schůzka se sebou je velice důležitý návyk, který nás v dlouhodobém měřítku hodně posune. Lidé přeceňují, co zvládnou za den, ale podceňují, co zvládnou za rok.
Na Markově semináři jsem nebyl poprvé a ani ne naposledy. Jeho životní zkušenosti a forma, jakou je umí předat, jsou opravdu inspirativní. Přesvědčte se sami.